デジタル倉庫

いずれ紙はなくなる？

会計業務で頭を悩ますのが資料の保管です。大量の領収書・請求書などです。保管スペースの確保も必要です。
整理して保管するのも大変ですが、必要な資料を探して取り出すのも一苦労です。
そのため紙資料がなくなればと思う方も多いはず。

法律の改正

電子帳簿保存法という法律があります。帳簿や領収書・請求書などの処理に係る負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。
この法律が改正されて、紙の代わりに電子データで受け取ったものを　電子データで保存することが義務づけられました。

例えば、インターネットの通販サイトで仕事用の事務用品を購入した場合です。領収書はダウンロードした電子データとなります。
今までは印刷して紙保管してきましたが、電子データで受け取ったものは電子保管、紙で受け取ったものは紙保管となります。

タイムスタンプでデジタル倉庫保管

電子帳簿保存法によれば、電子データを保管するには民間業者などによるタイムスタンプにより、遡って改ざんできないようにする必要があります。さらに検索条件も必要になります。そのため主にデータセンター事業者の有料サービスを利用することになります。
電子データとともに紙資料もスキャンしてデータセンターに保管すれば、紙資料を廃棄することができます。

また電子データを取り出したい時には、検索条件機能を利用して、速やかに探すことが可能です。
紙保管のスペースを大幅に縮小して、スマートなオフィス空間にしたいですね。